Politique de confidentialité

FRANÇAIS

INFORMATIVA PARTECIPAZIONE EVENTI

AIM Italy S.r.l. (di seguito, il « Titolare » o « AIM« ), in qualità di Titolare del trattamento, ai sensi e per gli effetti dell’articolo 13 del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito, il « Codice privacy« ), nonché dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 (di seguito, il « Regolamento privacy« ), e successive modificazioni ed integrazioni, raccoglie e successivamente tratta dati personali1 dei partecipanti (di seguito, l' »Interessato*) – anche in qualità di docenti o discenti – al congresso e/o altro evento di carattere scientifico o formativo (di seguito, l’ « Evento« ).

1. Finalità e modalità del trattamento.
I dati personali dell’Interessato sono trattati nell’ambito dell’attività commerciale di AIM, per il perseguimento delle seguenti finalità:

1. iscrizione e relativa partecipazione dell’Interessato all’Evento;
2. adempimenti di carattere fiscale, amministrativo e contabile strettamente connessi alla citata partecipazione;
3. adempimento di specifici obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria (ad esempio, in caso di accreditamento ai fini dell’Educazione Continua in Medicina);
4. invio gratuito di documentazione afferente l’Evento;
5. utilizzare l’immagine e/o la voce dell’Interessato ritratti nel corso dell’Evento, all’interno di video, audio e/o fotografie dell’Evento stesso pubblicati sul sito web e sui social network del Gruppo AIM e, se esistenti, sul sito web e sui social network dell’Evento;
6. invio della documentazione AIM per aggiornare l’Interessato su tutti gli altri futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi dalla medesima nell’ambito della stessa area di interesse, sia tramite strumenti automatizzati (ad esempio, newsletter, e-mail, sms, mms, chiamate senza operatore, ecc) che attraverso modalità tradizionali di contatto (posta cartacea e/o chiamate dirette tramite operatore).

Il trattamento dei dati personali avviene, sotto l’autorità del Titolare del trattamento, da parte di soggetti specificamente incaricati, autorizzati ed istruiti al trattamento ai sensi dell’art. 30 del Codice privacy e degli artt. 28 e 29 del Regolamento privacy, mediante strumenti manuali, informatici o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.

Fermo restando quanto previsto dalla legge, i dati personali saranno conservati per un periodo determinato in base a criteri fondati sulla natura e sulla durata dell’Evento, nonché sulle ulteriori esigenze dell’Interessato.

2. Base giuridica del trattamento, natura del conferimento e conseguenze di un eventuale rifiuto, consenso dell’Interessato.
Con riferimento alle finalità di cui al precedente paragrafo 1, punti 1, 2, 3, 4, 5 e 6, il conferimento dei dati personali è obbligatorio e costituisce requisito necessario per l’iscrizione e la relativa partecipazione all’Evento, nonché per la ricezione della documentazione AIM su tutti i futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi dalla medesima nell’ambito della stessa area di interesse; infatti, il mancato conferimento determina l’impossibilità di iscrivere l’Interessato all’Evento e coinvolgerlo in ogni iniziativa partecipativa del medesimo, nonché in tutti i futuri progetti, iniziative ed eventi promosi da AIM nell’ambito della stessa area di interesse, pertanto, la base giuridica del relativo trattamento è l’art. 6, comma 1, lett. b) del Regolamento privacy.

3. Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e ambito di comunicazione
In relazione alle finalità del trattamento sopra indicate, e nei limiti strattamente pertinenti alle medesime, i dati personali dell’Interessato saranno comunicati in Italia, all’interno o all’esterno della UE, ai seguenti soggetti, ai fini dell’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento:
(i) all’Amministrazione finanziaria e ad altre pubbliche Autorità, ove imposto dalla legge o su loro richiesta:
(ii) agli istituti di credito per le disposizioni di pagamento afferenti la quota di iscrizione all’Evento;
(iii) alle strutture e/o società esterne di cui AIM si avvale, preposte allo svolgimento di attività connesse, strumentali o conseguenti all’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento (ad esempio, per i servizi stampa, per l’elaborazione dati e la consulenza informatica, per attività promozionali da parte di società partecipanti all’Evento, per la spedizione dei programmi congressuali, per l’accreditamento delle attività formative, per la sistemazione alberghiera, ecc);
(iv) ai consulenti esterni (ad esempio, per la gestione degli adempimenti fiscali), se non designati per iscritto Responsabili del Trattamento;
(vi) tenuto conto dell’appartenenza di AIM ad un Gruppo internazionale, a società controllanti, controllate o collegate, per finalità amministrativo-contabili.

I soggetti sopra indicati, ai quali i dati personali dell’Interessato saranno o potranno essere comunicati (in quanto non designati per iscritto responsabili del trattamento), tratteranno i dati personali in qualità di Titolari del trattamento ai sensi del Codice privacy, in piena autonomia, essendo estranei all’originario trattamento eseguito da AIM.

Senza il consenso alla comunicazione dei dati personali e dei correlati trattamenti, nei casi in cui esso è richiesto ai sensi del Codice privacy, non potrebbero essere eseguite quelle operazioni che richiedono tali comunicazioni, con le conseguenze che sono note all’Interessato.

Un elenco dettagliato e costantemente aggiornato di questi soggetti, con la indicazione delle rispettive sedi, è sempre disponibile presso la sede legale di AIM.

Come detto, l’immagine o la voce dell’Interessato ritratti nel corso dell’Evento, potranno essere diffusi all’interno dei video, audio e/o fotografie dell’Evento stesso pubblicati sul sito web e sui social network del Gruppo AIM e, se esistenti, sul sito web e sui social network dell’Evento.
Qualora ciò fosse necessario per lo svolgimento del contratto, i dati personali dell’Interessato potranno essere trasferiti verso paesi appartenenti alla UE e/o verso paesi non appartenenti alla UE, nel pieno rispetto di quanto previsto dal Codice privacy, dal Regolamento privacy, dai provvedimenti e dalle decisioni del garante privacy in materia, nonché della normativa comunitaria. In particolare, ove necessario, AIM si impegna a rispettare le disposizioni previste, rispettivamente dalle decisioni 2001/497/CE, 2004/915/CE e 2010/87/EU (a seconda del caso di specie), le quali impongono la sottoscrizione di c.d. « clausole contrattuali tipo » tra i soggetti giuridici coinvolti nel trattamento di dati extra UE.

4. Diritti dell’Interessato
L’art. 7 del Codice privacy e gli artt. 15 e segg. del Regolamento privacy conferiscono all’Interessato il diritto di ottenere:
• la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
• l’indicazione dell’origine dei dati personali, delle finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del titolare;
• l’aggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge – compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono raccolti o successivamente trattati – l’attestazione che tali operazioni sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

L’Interessato ha inoltre il diritto:
• di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
• di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali nei casi previsti dal Regolamento privacy.

Per conoscere l’elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti cui i dati personali dell’Interessato possono essere comunicati e per esercitare i diritti di cui all’art. 7 del Codice privacy e gli artt. 15 e segg. del Regolamento privacy, il medesimo può rivolgersi ai seguenti recapiti del Titolare del trattamento

AIM Italy S.r.l.
Via Giuseppe Ripamonti n. 129
20141 Milano
Telefono +39 02 56601.1
Email: milan@aimgroup.eu

5. Durata del Trattamento
Fatti salvi gli obblighi di legge ed eccezion fatta per la ricezione, da parte di AIM, di aggiornamenti su tutti gli altri progetti, iniziative ed eventi futuri promossi dalla medesima, i dati personali degli Interessati saranno conservati per la sola durata dell’Evento. In ogni caso, il trattamento avrà una durata non superiore a 5 anni dalla data di fornitura dei predetti aggiornamenti, se gli Utenti non ne avranno richiesto antecedentemente la cancellazione. Nonostante quanto precede, AIM potrà conservare taluni dati personali degli interessati anche dopo la cessazione del trattamento e ciò esclusivamente per difendere o far valere un proprio diritto ovvero nei casi previsti dalla legge o per effetto dell’ordine di un’autorità giudiziale o amministrativa.

 


1 Ai sensi dell’art. 4 del Regolamento privacy, per « dato personale » si intende « qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (« interessato« ); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale e sociale ».

 

 

 

INFORMATIONS SUR LA PARTICIPATION A DES EVENEMENTS

AIM Italy S.r.l. (indiqué ci-dessous comme le “Titulaire” ou “AIM”), en tant que Titulaire du Traitement, conformément et pour les effets de l’article 13 du D.Lgs. 30 juin 2003, n. 196 (indiqué ci-dessous comme le “Code de Protection des Données Personnelles”), ainsi que de l’article 13 du Règlement UE 679/2016 (indiqué ci-dessous comme “Règlement sur la Protection des Données”), et ses modifications et ajouts ultérieurs, collecte et traite successivement les données personnelles[1] des participants (indiqués ci-dessous comme, l’“Intéressé”) – qu’ils soient enseignants ou apprenants – au congrès et/ou tout autre événement à caractère scientifique ou formatif (indiqué ci-dessous comme, l’“Evénement”)

1. Finalités et modalités du traitement..
Les données personnelles de l’Intéressé sont traitées dans le cadre de l’activité commerciale d’AIM, afin de poursuivre les buts suivants :
1. inscription et participation relative de l’Intéressé à l’Evénement ;
2. exigences de caractères fiscal, administratif et comptable strictement liées à la participation sus-citée ;
3. devoirs d’obligations spécifiques prévues par la loi, un règlement ou une législation communautaire (par exemple, en cas d’accréditation en vue d’une Formation Continue en Médecine) ;
4. envoi gratuit de documentation relative à l’Evénement ;
5. exploitation de l’image et/ou de la voix de l’Intéressé enregistrées au cours de l’Evénement, au moyen de vidéo, documents audio et/ou photographies de l’Evénement lui-même, publiés sur le site web et sur les réseaux sociaux du Groupe AIM et, s’ils existent, sur le site web et les réseaux sociaux de l’Evénement
6. envoi de documentation AIM dans le but d’informer l’Intéressé des futurs projets, initiatives et événements promus par le Groupe, dans le cadre du même domaine d’intérêt, tant au moyen d’instruments automatiques (p.ex. newsletter, e-mail, sms, mms, appels sans opérateur, etc.) qu’à travers les modalités traditionnelles de prise de contact (courrier et/ou appels directs par un opérateur).

Le traitement des données personnelles est effectué, sous l’autorité du Titulaire du traitement, par des personnes spécifiquement chargées, autorisées et formées au traitement, conformément à l’art. 30 du Code de Protection des Données Personnelles et aux articles 28 et 29 du Règlement sur la Protection des Données, au moyen d’instruments manuels, informatiques ou télématiques, suivant une logique strictement liée aux finalités et dans tous les cas, dans le respect de la confidentialité et de la sécurité des données personnelles.

Sans préjudice de l’application de la loi, les données personnelles seront conservées pour une période déterminée sur la base de critères fondés sur la nature et la durée de l’Evénement, ainsi que sur les exigences ultérieures de l’Intéressé.

2. Base juridique du traitement, nature de la communication et conséquence d’un éventuel refus, consentement de l’Intéressé.
Conformément aux finalités citées précédemment au paragraphe 1, points 1., 2., 3., 4., 5. et 6., la communication des données personnelles est obligatoire et représente une condition indispensable à l’inscription et à la participation à l’Evénement, ainsi qu’à la réception de la documentation AIM concernant les futurs projets, initiatives et événements promus par le Groupe dans le cadre du même domaine d’intérêt ; en effet, la non communication entraînerait l’impossibilité pour l’Intéressé de s’inscrire à l’Evénement et de participer aux initiatives relatives et à tous les futurs projets, initiatives et événements successifs proposés par AIM dans le cadre du même domaine d’intérêt; la base juridique du traitement relatif est donc l’art. 6, comma 1, lettre b) du Règlement sur la Protection des Données.

3. Sujets ou catégories de sujets auxquels les données personnelles peuvent être transmises et cadre de transmission.
En relation avec les finalités du traitement indiquées ci-dessus et dans les limites strictement pertinentes de celles-ci, les données personnelles de l’Intéressé seront transmises, en Italie, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’UE, aux sujets suivants, avec comme buts l’inscription et la participation successive à l’Evénement :
(i) à l’Administration fiscale et à d’autres Autorités publiques, en cas d’imposition par la loi ou sur demande de celles-ci ;
(ii) aux établissements de crédit pour les dispositions de payement des frais d’inscription à l’Evénement ;
(iii) aux structures et/ou sociétés externes engagées par AIM, responsables du déroulement d’activités relatives, logistiques ou consécutives à l’inscription et à la participation successive à l’Evénement (par exemple, pour les services de presse, pour l’élaboration des données et la consultation informatique, pour des activités promotionnelles de la part des sociétés participant à l’Evénement, pour l’envoi des programmes de conférences, pour l’accréditation des activités de formation, pour l’hébergement à l’hôtel, etc.) ;
(iv) aux consultants externes (par exemple pour la gestion des obligations fiscales), s’ils ne sont pas désignés par écrit comme Responsables du traitement ;
(vi) étant donné l’appartenance d’AIM à un Groupe international, à des sociétés contrôlantes, filiales ou associées à des fins administratives et comptables.

Les sujets indiqués ci-dessus (s’ils ne sont pas désignés par écrit comme Responsables du traitement), auxquels les données personnelles de l’Intéressé seront ou pourront être communiquées, traiteront les données personnelles en tant que Titulaires du traitement conformément au Code de Protection des Données Personnelles, de manière totalement autonome, puisqu’étrangers au traitement original exécuté par AIM.

Sans le consentement, si celui-ci est demandé conformément au Code de Protection des Données Personnelles, à la communication des données personnelles et des traitements relatifs, les opérations nécessitant de telles informations ne pourront être effectuées, ceci entraînant les conséquences dont l’Intéressé a été informé.

Une liste détaillée et constamment mise à jour de ces sujets et de leurs sièges respectifs, est disponible auprès du siège social d’AIM.

Comme indiqué précédemment, l’image ou la voix de l’Intéressé enregistrées au cours de l’Evénement, pourront être diffusées au moyen de vidéo, documents audio et/ou photographies de l’Evénement lui-même, publiés sur le site web et sur les réseaux sociaux du Groupe AIM et, s’ils existent, sur le site web et les réseaux sociaux de l’Evénement.

Si nécessaire à la mise en œuvre du contrat, les données personnelles de l’Intéressé pourront être transmises vers des pays appartenant à l’UE et/ou vers des pays non appartenant à l’UE, conformément au Code de Protection des Données Personnelles, au Règlement sur la Protection des Données, aux mesures et décisions prises par le Garant de la Vie Privée en la matière, ainsi qu’à la législation communautaire. Si nécessaire, AIM s’engage notamment à respecter les dispositions prévues, respectivement, par les décisions 2001/497/CE, 2004/915/CE et 2010/87/EU (selon le cas d’espèce), qui imposent la souscription aux “clauses contractuelles types” parmi les entités juridiques impliquées dans le traitement des données extra UE.

4. Droits de l’Intéressé.
L’art. 7 du Code de Protection des Données et les art. 15 et suivants du Règlement sur la Protection des Données confèrent à l’Intéressé le droit d’obtenir :

  • la confirmation de l’existence ou non des données personnelles le concernant, même si celles-ci n’ont pas encore été enregistrées, et leur communication sous forme intelligible ;
  • l’indication de l’origine des données personnelles, des finalités et modalités du traitement, de la logique appliquée en cas de traitement effectué au moyen d’instruments électroniques, des coordonnées d’identification du titulaire ;
  • la mise à jour, la rectification, l’ajout, la suppression, l’anonymisation ou le blocage des données traitées en violation de la loi  – y compris celles dont la conservation relative aux buts pour lesquels ont été collectées et successivement traitées les données n’est pas nécessaire – l’attestation que de telles opérations ont été communiquées, en ce qui concerne leur contenu également, aux personnes auxquelles ont été transmises ou diffusées les données, exception faite du cas où une telle exigence se révèle impossible ou comporte un déploiement de moyens clairement disproportionné par rapport au droit défendu.

L’Intéressé a en outre le droit :

  • de s’opposer, totalement ou en partie, pour raisons légitimes, au traitement des données personnelles le concernant, bien que pertinentes à l’objectif de la collecte ;
  • de déposer une réclamation au Garant pour la protection des données personnelles dans les cas prévus par le Règlement sur la Protection des Données.

L’Intéressé, pour obtenir la liste détaillée et constamment mise à jour des sujets auxquels ses données personnelles peuvent être communiquées et pour exercer les droits cités dans l’art. 7 du Code de Protection des Données Personnelles et dans les art. 15 et suivants du Règlement sur la Protection des Données, peut s’adresser au Titulaire du traitement dont les coordonnées sont indiquées ci-dessous :

AIM Italy S.r.l.
Via Giuseppe Ripamonti n. 129
20141 Milan – Italy
Téléphone : +39 02 56601.1
Email : milan@aimgroup.eu

5. Durée de conservation des données.
Mis à part les obligations légales et exception faite pour la réception, de la part d’AIM, de mises à jour sur tous les autres projets, initiatives et événements futurs promus par la société, les données personnelles des Intéressés seront conservées uniquement pour la durée de l’Evénement. Dans tous les cas, le traitement aura une durée maximale de 5 ans à partir de la date de communication des mises à jour sus-citées, si l’Intéressé n’en aura pas demandé l’annulation entre-temps. Malgré ce qui précède, AIM se réserve le droit de conserver certaines données personnelles de l’Intéressé après la cessation du traitement, ceci exclusivement dans le but de défendre ou de faire valoir son propre droit, ou dans les cas prévus par la loi ou en raison de l’injonction d’une autorité judiciaire ou administrative..


1Conformément à l’art. 4 du Règlement sur la Protection des Données, par “donnée personnelle” on entend: “toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (« intéressé ») ; une personne physique est considérée identifiable si elle peut être identifiée directement ou indirectement au moyen d’une référence particulière à une identification telle que le nom, un numéro d’identification, des données relatives à l’emplacement, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments caractéristiques de son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou  sociale”..